Hồi mới tập làm Excel, chắc nhiều anh chị cũng giống em. Có một cột Họ và tên dài ngoằng, sếp kêu: “Giờ tách riêng họ ra một cột, tên ra một cột nha.”
Nghe thì đơn giản, mà lúc mở Excel ra là bắt đầu thấy hơi… rén. Em làm theo cách thủ công: bôi đen, copy họ, dán qua cột bên, rồi lại ngồi xóa tên phía sau.
Làm được vài dòng thì còn ráng, chứ tới mấy trăm dòng là muốn bỏ cuộc liền. Trong đầu em lúc đó chỉ nghĩ: “Ủa, Excel mà làm kiểu này hoài hả?” 😓
Sau này đụng việc nhiều hơn, em mới biết: Excel có hàm tách họ và tên đàng hoàng, chỉ là mình chưa biết dùng thôi.
 |
| Hàm tách họ và tên trong Excel |
Hàm tách họ và tên trong Excel là gì?
Nói đơn giản cho dễ hiểu: hàm tách họ và tên trong Excel là cách dùng công thức để tách một ô chứa họ tên đầy đủ thành từng phần riêng như:
- Họ
- Tên đệm
- Tên
Thay vì ngồi gõ tay từng dòng, Excel sẽ tự tách cho mình, nhanh hơn rất nhiều và ít sai sót.
Vì sao anh chị nên tách họ tên bằng hàm?
Em nói thiệt, ai còn tách họ tên bằng tay là đang tự làm khổ mình đó.
- Mất thời gian, nhất là file dài
- Dễ sai, gõ nhầm là hư cả danh sách
- Khó chỉnh sửa lại khi dữ liệu thay đổi
Còn nếu dùng đúng hàm tách họ và tên trong Excel:
- Làm nhanh gấp mấy lần
- Dữ liệu gọn gàng, chuyên nghiệp
- Sửa một ô, cả cột cập nhật theo
Cách dùng hàm tách họ và tên trong Excel (dễ nhất)
Giả sử anh chị có cột A là Họ và tên đầy đủ (ví dụ: Nguyễn Văn An).
1️⃣ Tách TÊN (lấy từ cuối cùng)
- Chọn ô cần lấy tên
- Nhập công thức:
Hiểu đơn giản nè: Excel đếm từ bên phải qua, gặp khoảng trắng cuối cùng là cắt ra phần phía sau – chính là tên.
 |
| Hàm Excel tách họ và tên chuẩn |
2️⃣ Tách HỌ + TÊN ĐỆM (phần còn lại phía trước)
- Chọn ô cần lấy họ và tên đệm
- Nhập công thức:
Trong đó:
- A2: Họ và tên đầy đủ
- B2: Ô đã tách TÊN ở bước 1
 |
| Hàm Excel tách họ tên đệm chuẩn |
Excel sẽ lấy toàn bộ chuỗi, trừ đi phần tên phía sau và bỏ luôn khoảng trắng ở giữa, phần còn lại chính là họ + tên đệm.
Cách này làm nhanh, đủ dùng cho đa số công việc văn phòng: nhân sự, hành chính, sale… khỏi cần tách tên đệm riêng cho rối đầu.
Những lỗi thường gặp khi tách họ và tên trong Excel
- Dư khoảng trắng: dữ liệu có khoảng trắng thừa làm công thức sai
- Tên quá ngắn: chỉ có một chữ thì công thức tách họ sẽ lỗi
- Dữ liệu không đồng đều: có người 2 chữ, có người 4 chữ
Mẹo nhỏ là: nên dùng hàm TRIM trước để xóa khoảng trắng dư cho dữ liệu gọn lại.
Mẹo nhỏ giúp làm Excel nhẹ đầu hơn
Kinh nghiệm của em là: đừng cố nhớ công thức cho nhiều.
- Lưu lại mấy hàm hay dùng
- Ghi chú công thức ra file riêng
- Làm quen từ dữ liệu đơn giản trước
Excel không khó, chỉ là mình chưa quen cách nói chuyện với nó thôi.
Lời kết
Hàm tách họ và tên trong Excel nghe thì hơi kỹ thuật, nhưng hiểu bản chất rồi thì làm thấy đã tay lắm.
Chỉ cần bỏ ra vài phút học đúng cách, anh chị sẽ:
- Khỏi làm thủ công mệt người
- Dữ liệu nhìn chuyên nghiệp hơn
- Làm việc nhanh hơn mỗi ngày
Hy vọng bài này giúp anh chị làm Excel đỡ cực, đỡ bực, và đỡ ngán hơn ❤️
: