Tưởng tượng bạn chỉ cần nhấp chuột một cái, nguyên cái bảng đang loạn xị ngầu bỗng chốc ngay hàng thẳng lối, vừa khít lề giấy A4.
Nghe sướng hông? Để mình biến cái tưởng tượng đó thành sự thật cho bạn coi.
Không cần phải ngồi kéo tay mỏi nhừ, bài viết này sẽ chỉ bạn cách điều khiển cái bảng nghe lời mình 100%.
 |
| Cách tự động căn chỉnh bảng trong Word đẹp chỉ 3 giây |
1. Tại sao bảng Word bị tràn lề và nỗi khổ khi ngồi kéo tay thủ công?
Nói thiệt lòng, anh chị nào còn ngồi rê chuột vô cái đường kẻ bảng rồi kéo qua kéo lại cho nó vừa cái lề là đang tự hành hạ mình đó nha.
Nhất là mấy bạn sinh viên mới làm tiểu luận lần đầu, dán cái bảng từ Excel qua là nó "bay" mất tiêu phân nửa cột bên phải, nhìn cái bài nó "phèn" hông thể tả.
Cột to cột nhỏ nhìn cực kỳ thiếu chuyên nghiệp
Khi mình kéo bằng tay, hiếm khi nào các cột nó đều nhau tăm tắp được. Đứa thì rộng thênh thang, đứa thì co rúm lại làm chữ bị nhảy dòng liên tục.
Đây là lỗi cơ bản nhất khiến bài báo cáo của bạn bị thầy cô đánh giá thấp về mặt hình thức ngay từ cái nhìn đầu tiên.
Mất thời gian vô ích cho những việc máy làm được
Thay vì dành cả tiếng đồng hồ để chỉnh mấy cái lề bảng, sao mình hông để thời gian đó đi uống cafe hay tập trung vô nội dung bài viết?
Việc tự động căn chỉnh bảng trong Word sẽ giúp bạn lấy lại sự tự tin và tốc độ làm việc nhanh như một chuyên gia thực thụ.
2. Bảng quá nhiều cột khiến chữ bị chồng chéo? Dùng ngay AutoFit Contents
Đây là trường hợp hay gặp khi anh chị làm mấy cái bảng danh sách hay bảng điểm nè.
Cột thì dài ngoằng mà chữ có mỗi một hai ký tự, nhìn nó lãng phí không gian dữ lắm.
Cách thu gọn bảng vừa khít với nội dung bên trong
Để xử lý vụ này, anh chị làm theo em nha:
- Bước 1: Click vô cái biểu tượng mũi tên 4 chiều ở góc trên bên trái của bảng để chọn nhanh tất cả ô (nhanh hơn là bôi đen bằng tay nhiều).
 |
| Click vô cái biểu tượng mũi tên 4 chiều ở góc trên bên trái của bảng |
- Bước 2: Nhìn lên thanh công cụ, chọn thẻ Layout (thẻ này chỉ hiện ra khi bạn đang chọn bảng thôi nha).
- Bước 3: Tìm nút AutoFit, sau đó chọn dòng AutoFit Contents.
3. Sửa lỗi bảng tràn lề bằng tự động căn chỉnh bảng trong Word với AutoFit Window
Đây mới là "cứu cánh" cho mấy cái bảng "đi bụi" ra khỏi lề giấy nè anh chị. Thường là do mình copy từ trang web hoặc Excel qua nó hay bị vậy.
Bí kíp ép bảng phải nằm gọn trong khổ giấy A4
Cũng trong thẻ Layout đó, thay vì chọn cái trên, anh chị nhấn vô AutoFit Window cho em.
Mẹo vặt bụi bặm: Có nhiều hồi anh chị nhấn xong mà thấy cái bảng vẫn chưa đẹp, đó là do mình chưa chỉnh lề trang giấy (Margins). Anh chị nhớ vào Layout -> Margins chỉnh lề về chuẩn 2cm hoặc 3cm trước khi nhấn AutoFit Window nha, đảm bảo đẹp "nhức nách".Khi xài tính năng này, dù cái bảng của anh chị có to cỡ nào, nó cũng sẽ tự động giãn đều hoặc co lại sao cho vừa khít với hai bên lề giấy. In ra hông bao giờ lo bị mất chữ!
4. Học sinh làm thời khóa biểu nhưng các ô bị lệch dòng, không đẹp mắt?
Làm thời khóa biểu hay mấy cái bảng trang trí mà ô cao ô thấp, ô rộng ô hẹp nhìn nó khó chịu lắm. Muốn đẹp thì phải biết chiêu "phân phối đều".
Cách làm các cột và hàng đều nhau tăm tắp
Sau khi anh chị đã AutoFit cho nó nằm gọn trong trang rồi, hãy để ý hai cái nút nằm ngay cạnh AutoFit là Distribute Rows (Chia đều hàng) và Distribute Columns (Chia đều cột).
- Quét chọn vùng bảng cần chỉnh.
- Bấm Distribute Columns: Tất cả các cột sẽ rộng bằng nhau.
- Bấm Distribute Rows: Các hàng sẽ cao bằng nhau.
5. Tối ưu thời gian làm việc: Căn chỉnh chữ nằm giữa ô sao cho chuẩn
Căn chỉnh bảng đẹp rồi mà chữ nó cứ nằm "treo leo" ở góc trên bên trái ô thì nhìn cũng kỳ cục lắm. Phải cho nó ra giữa ô nhìn mới "sang".
Sử dụng hệ thống Alignment trong Layout
Trong thẻ Layout luôn, anh chị nhìn qua phía bên phải chút xíu sẽ thấy 9 cái biểu tượng căn lề nhỏ xíu. Em khuyên anh chị nên chọn cái nút ở giữa (Align Center).
Chữ nó sẽ nằm ngay chính giữa ô, cả về chiều ngang lẫn chiều dọc. Nhìn cái bảng nó thoáng và dễ đọc hơn 10 lần!
6. Những chức năng "xịn" khác trong thẻ Layout mà bạn nên biết
Đã lỡ vô tới đây rồi thì mình "khám phá" thêm mấy món đồ chơi khác để sau này hông còn sợ bảng Word nữa nha anh chị.
Cố định độ rộng cột (Fixed Column Width)
Có nhiều hồi mình muốn cái cột đó nó phải rộng bấy nhiêu thôi, hông cho nó nhảy lung tung khi mình gõ thêm chữ.
Anh chị chọn AutoFit -> Fixed Column Width.
Từ giờ trở đi, dù anh chị có gõ cả một bài văn vô cái ô đó thì nó cũng chỉ xuống dòng chứ hông làm cái cột to ra.
Cực kỳ hữu ích khi làm mẫu đơn hay hợp đồng.
Chỉnh kích thước ô chính xác đến từng centimet
Nếu sếp khó tính yêu cầu cái cột này phải đúng 3cm, cái hàng này phải cao 1cm, anh chị nhìn vô ô Height (Chiều cao) và Width (Chiều rộng) ngay trong thẻ Layout.
Gõ con số vô đó là xong, chính xác tuyệt đối, hông cần ước lượng bằng mắt chi cho mệt.
7. Mẹo sửa lỗi bảng Word bị "cứng đầu" hông chịu nhảy tự động
Đôi khi anh chị nhấn AutoFit rồi mà nó vẫn trơ trơ ra, hông nhúc nhích gì hết. Đừng có hoảng mà xóa bảng làm lại nha.
Kiểm tra lỗi Merge Cell (Gộp ô)
Lỗi này là do trong bảng có mấy cái ô anh chị lỡ tay gộp lại (Merge) một cách lộn xộn.
Word nó sẽ bị rối, hông biết tính toán sao cho đều.
Cách trị là anh chị bôi đen cái vùng bị lỗi, nhấn Split Cells để đưa nó về dạng cơ bản, sau đó mới nhấn AutoFit lại là nó nghe lời liền hà.
8. Video Mẹo canh chỉnh bảng tự động nhanh trong Word
Kết bài
Thiệt ra tự động căn chỉnh bảng trong Word hổng có gì thần thánh đâu, chỉ là do mình chưa biết chỗ để bấm thôi.
Hy vọng qua bài chia sẻ đậm chất "tâm sự" này, mấy bạn sinh viên và anh chị mới học Word sẽ bớt sợ cái vụ bảng biểu này lại.
: