Một nhân viên văn phòng chuyên nghiệp không phải là người thuộc lòng mọi hàm Excel, mà là người biết dùng Pivot Table để giải quyết công việc thông minh nhất.
Cùng khám phá công cụ quyền năng này để nâng tầm kỹ năng của bạn, giúp mọi báo cáo trở nên nhẹ nhàng hơn bao giờ hết nhé!
 |
| Cách lọc dữ liệu bằng Pivot Table: Thống kê trong 1 nốt nhạc |
1. Bạn có đang mệt mỏi vì phải gõ hàng chục hàm Excel để tính tổng doanh số?
Nói thiệt lòng, hồi mới đi làm em cũng "khờ" lắm, cứ ngồi hì hục viết hàm SUMIF, VLOOKUP cho một cái bảng dữ liệu dài dằng dặc.
Chỉ cần gõ sai một dấu phẩy thôi là kết quả đi một nẻo, tìm lỗi muốn "nổ não".
Cho tới khi em biết tới cách lọc dữ liệu bằng Pivot Table, em mới nhận ra mình đã lãng phí quá nhiều thời gian.
Chỉ cần vài cái nhấp chuột, mọi con số tự động nhảy ra chuẩn chóc mà hông cần nhớ một dòng công thức nào hết!
Thống kê nhanh mà hông cần "vắt óc" nhớ hàm
Cái hay nhất của Pivot Table là sự linh hoạt. Anh chị muốn xem doanh thu theo tháng?
- Kéo thả một cái là xong.
- Muốn đổi qua xem theo tên nhân viên?
- Kéo thả cái nữa là có ngay.
Đây chính là cách làm việc thông minh mà các bạn sinh viên và người mới đi làm nên nằm lòng để ghi điểm tuyệt đối trong mắt cấp trên.
2. Bước 1: Khởi tạo "phép màu" từ bảng dữ liệu thô
Để bắt đầu, anh chị chỉ cần có một cái bảng dữ liệu thật đầy đủ, có tiêu đề cột rõ ràng là được.
Đừng để có dòng trống hay cột trống xen giữa nha, máy nó sẽ khó hiểu ý mình lắm.
Thao tác Insert Pivot Table đơn giản
Anh chị nhấn chuột vào bất kỳ ô nào trong vùng dữ liệu, sau đó:
- Vào thẻ Insert trên thanh công cụ.
 |
| Chọ menu Insert để cài Pivot Table |
- Chọn biểu tượng PivotTable ngay đầu góc trái.
 |
| Chọn chức năng Pivot Table |
- Lúc này, một hộp thoại hiện ra. Anh chị nhớ tích chọn Existing Worksheet và nhấn vào một ô trống ngay bên cạnh bảng dữ liệu của mình. Làm vậy để mình vừa nhìn được dữ liệu gốc, vừa thấy được kết quả thống kê ngay lập tức, cực kỳ tiện lợi luôn!
 |
| Chọn Existing Worksheet và nhấn vào một ô trống ngay bên cạnh bảng dữ liệu |
3. Bước 2: Khám phá "bàn cờ" PivotTable Fields
Sau khi nhấn OK, một cái bảng cài đặt bên tay phải sẽ hiện ra.
 |
| Bảng cài đặt thống kê PivotTable |
Đừng hoảng nha, đây chính là nơi anh chị trổ tài "điều khiển" dữ liệu đó. Có 4 ô quan trọng anh chị cần nhớ:
- Filters: Nơi để anh chị lọc dữ liệu tổng quát (ví dụ lọc theo cột Ngày tháng).
 |
| Cài lọc theo ngày tháng trong PivotTable |
- Rows: Kéo các tiêu đề muốn hiển thị theo dòng (ví dụ Tên hàng).
 |
| Cài hiển thị Tên hàng trong PivotTable |
- Columns: Hiển thị theo cột
- Values: Đây là linh hồn của bảng, nơi chứa các con số cần tính toán (ví dụ Thành tiền, Số lượng).
 |
| Hiển thị số lượng và thành tiền trong PivotTable |
4. Bước 3: Cách lấy thông tin và tinh chỉnh báo cáo
Khi anh chị kéo các trường dữ liệu vào các ô tương ứng, cái bảng thống kê sẽ tự động hiện ra ngay trên màn hình.
Nhưng để báo cáo nhìn thật sự tinh tế, anh chị nên chỉnh lại một chút:
Mẹo nhỏ để báo cáo chuyên nghiệp hơn
Anh chị nhấp chuột phải vào con số trong bảng, chọn Value Field Settings.
 |
| Thiết lập Value Field Settings |
Tại đây anh chị có thể đổi từ tính Tổng (Sum) sang tính Trung bình (Average) hoặc Đếm (Count).
 |
| Chọn cách tính dữ liệu trong PivotTable |
 |
| Thay đổi tên tiêu đề trong bảng PivotTable |
Đừng quên vào mục Number Format để chỉnh định dạng tiền tệ hay phân cách hàng ngàn cho dễ nhìn nha.
 |
| Vào Number Format để định dạng hiển thị số |
 |
| Cài định dạng hiển thị số tiền VNĐ |
Những tiểu tiết này sẽ thể hiện sự chỉn chu của anh chị trong công việc đó.
5. Video Thống kê nhanh với Pivot Table mà không sử dụng hàm trong Excel
Kết bài
Vậy là chúng ta đã nắm trong tay cách lọc dữ liệu bằng Pivot Table siêu tốc rồi.
Từ nay về sau, dù dữ liệu có lớn tới đâu, anh chị cũng có thể tự tin xử lý trong nháy mắt.
Nếu trong quá trình kéo thả mà bảng hông hiện ra như ý, hoặc anh chị muốn biết thêm cách vẽ biểu đồ từ Pivot Table, cứ để lại bình luận phía dưới cho em biết nha.
: