Không cần phải ngồi nhấn phím Backspace để xóa từng dấu cách đâu.
Việc văn bản bị thừa khoảng trắng không chỉ làm tài liệu trông thiếu chuyên nghiệp mà còn khiến bố cục bị xô lệch.
Hãy cùng Việt khám phá cách xoá nhanh khoảng trắng thừa trong Word bằng lệnh thay thế tự động cực kỳ đơn giản dành cho người mới học.
 |
| Cách xoá nhanh khoảng trắng thừa trong Word cho người mới bắt đầu |
1. Tại sao văn bản thường bị lỗi khoảng trắng thừa?
Lỗi khoảng trắng thừa (nhiều dấu cách liên tiếp) là vấn đề thường gặp nhất đối với người mới làm quen với soạn thảo văn bản.
Việc nắm vững cách xoá nhanh khoảng trắng thừa trong Word sẽ giúp anh chị xử lý tốt các tình huống:
- Tài liệu copy từ mạng: Chỉnh sửa tài liệu copy từ các trang web, diễn đàn hoặc mạng xã hội thường bị lỗi định dạng khoảng cách rất nhiều nhen
- Lỗi chuyển đổi định dạng: Dọn dẹp văn bản sau khi anh chị chuyển đổi từ file PDF sang Word thường bị thừa các dấu cách vô lý
- Xử lý tài liệu dài: Giúp tăng tốc độ làm việc tối đa khi phải xử lý các tệp tài liệu dài hàng chục, hàng trăm trang mà hông thể làm thủ công
2. Hướng dẫn xoá nhanh khoảng trắng thừa bằng lệnh Ctrl + H
Thay vì đi tìm từng chỗ để xóa, Việt sẽ chỉ anh chị cách dùng lệnh "Replace" (Thay thế) với một ký hiệu đặc biệt để Word tự động làm việc này nhen.
Bước 1: Mở hộp thoại Find and Replace
- Anh chị mở file Word cần xử lý lên.
- Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + H (hoặc vào thẻ Home -> chọn Replace ở góc phải màn hình).
 |
| Mở hộp thoại Find and Replace để xóa khoảng trắng dư |
Bước 2: Nhập lệnh tìm kiếm ký tự đặc biệt
- Tại ô Find what: Anh chị nhập ký tự
^w(Đây là ký hiệu đại diện cho toàn bộ khoảng trắng thừa trong Word). - Tại ô Replace with: Anh chị nhấn một dấu cách (phím Space) duy nhất trên bàn phím.
 |
| Nhập lệnh tìm kiếm ký tự đặc biệt |
Bước 3: Thực hiện thay thế tất cả
- Nhấn vào nút Replace All.
- Một thông báo hiện ra cho biết Word đã thực hiện bao nhiêu thay thế, anh chị nhấn OK là xong.
3. Một số lưu ý để văn bản chuẩn quy chuẩn
- Kiểm tra lại sau khi xóa: Sau khi chạy lệnh
^w, tất cả các khoảng trắng thừa sẽ được đưa về đúng 1 dấu cách duy nhất. Anh chị nên lướt qua một lượt xem các đoạn ngắt dòng có bị ảnh hưởng hông. - Sử dụng phím Ctrl + Z: Nếu lỡ tay thao tác sai hoặc hông ưng ý, anh chị chỉ cần nhấn Ctrl + Z để quay lại trạng thái ban đầu ngay lập tức.
- Lề văn bản: Sau khi xóa khoảng trắng, văn bản sẽ gọn lại, anh chị có thể thực hiện căn lề hai bên (Justify) để tài liệu trông đẹp mắt hơn.
Kết bài
Chỉ với lệnh ^w và vài thao tác đơn giản, anh chị đã làm chủ được cách xoá nhanh khoảng trắng thừa trong Word rồi đó ạ.
Hy vọng mẹo nhỏ này sẽ giúp anh chị tiết kiệm thời gian và tạo ra những bộ tài liệu thật chỉn chu, chuyên nghiệp.
Chúc anh chị thực hiện thành công và luôn yêu thích việc khám phá những thủ thuật văn phòng hay nhen!
: