Việt Văn Phòng Phẩm

Nếu anh chị mới bắt đầu học Excel, chắc cũng từng nghe tới biểu đồ, nhưng khi mở lên thì thấy hơi rối, không biết nên chọn loại nào, dùng lúc nào cho đúng. Thật ra, biểu đồ trong Excel chỉ là cách trình bày số liệu cho dễ nhìn hơn thôi, chứ không phải cái gì quá phức tạp.

Bài này em chia sẻ cách học nhanh để hiểu biểu đồ, theo hướng dành cho người mới, nói chậm, dễ hiểu, để ai cũng có thể làm theo được.

Học biểu đồ Excel cho người mới

Biểu đồ trong Excel là gì

Nói đơn giản, biểu đồ trong Excel là hình ảnh hoá dữ liệu. Thay vì nhìn một bảng toàn số, mình chuyển nó thành cột, đường hay hình tròn để nhìn vô là hiểu liền.

Ví dụ, có bảng doanh thu theo tháng, nhìn số thì khó so sánh, nhưng chuyển sang biểu đồ cột là thấy tháng nào cao, tháng nào thấp ngay.

Vì sao người mới nên học biểu đồ sớm

Nhiều người nghĩ phải rành hàm, rành công thức rồi mới học biểu đồ. Nhưng thực tế, biểu đồ lại giúp mình hiểu dữ liệu nhanh hơn, nhất là với người mới.

• Dễ phát hiện số liệu bất thường
• Dễ so sánh giữa các giá trị
• Làm báo cáo nhìn gọn gàng hơn

Chỉ cần biết vài loại cơ bản, là đã đủ dùng cho học tập và công việc rồi.

Excel có nhiều loại biểu đồ cần học, nhưng không cần học hết

Trong Excel có rất nhiều loại biểu đồ, nhưng người mới không cần phải học tất cả. Chỉ cần nắm những loại thường dùng là được.

• Biểu đồ cột: dùng để so sánh số liệu
• Biểu đồ đường: theo dõi thay đổi theo thời gian
• Biểu đồ tròn: xem tỷ lệ phần trăm

Trong đó, biểu đồ cột là loại dễ hiểu nhất, gần như ai mới học cũng nên làm quen đầu tiên.

Cách học nhanh hiểu biểu đồ từ bảng dữ liệu đơn giản

Muốn học nhanh, anh chị nên bắt đầu từ bảng dữ liệu nhỏ, ít cột, ít dòng. Đừng lấy bảng phức tạp quá rồi tự làm mình rối.

Ví dụ bảng gồm:

• Cột A: Tên mặt hàng
• Cột B: Số lượng bán

Từ bảng này, chỉ cần chọn dữ liệu và tạo biểu đồ cột, là đã thấy rõ sự khác biệt rồi.

Những lỗi người mới hay gặp khi làm biểu đồ Excel

Khi mới làm quen, ai cũng từng gặp mấy lỗi sau, không có gì lạ hết.

• Chọn thiếu dữ liệu nên biểu đồ bị sai
• Dùng biểu đồ tròn cho dữ liệu không phù hợp
• Để quá nhiều màu làm biểu đồ rối mắt

Gặp mấy lỗi này, chỉ cần chỉnh lại dữ liệu hoặc đổi loại biểu đồ là ổn liền.

Mẹo giúp người mới học biểu đồ Excel dễ nhớ hơn

Để nhớ lâu và làm nhanh, anh chị có thể áp dụng mấy mẹo này:

• Mỗi lần chỉ học một loại biểu đồ
• Dùng dữ liệu quen thuộc để thực hành
• Lưu file mẫu để dùng lại khi cần

Làm nhiều lần, anh chị sẽ thấy biểu đồ không còn đáng sợ như lúc đầu nữa.

Kết luận

Với người mới, việc làm quen với biểu đồ trong Excel chỉ cần đi từ cơ bản, hiểu đúng mục đích sử dụng là đã áp dụng được rồi.

Hy vọng bài viết này giúp anh chị học nhanh, hiểu rõ biểu đồ hơn, và tự tin hơn khi làm việc với Excel.

Học hàm VLOOKUP trong Excel là gì và dùng khi nào?

Khi bắt đầu học hàm VLOOKUP trong Excel, rất nhiều anh chị và mọi người thường có cảm giác “nghe quen mà khó hiểu”. Thật ra, VLOOKUP không hề phức tạp như tưởng tượng.

VLOOKUP là hàm dùng để tìm kiếm dữ liệu theo cột dọc. Anh chị thường gặp hàm này khi cần:

• Tra cứu tên sản phẩm theo mã
• Lấy điểm học sinh theo số báo danh
• Tìm giá bán từ bảng giá có sẵn
• Tra thông tin nhân viên theo mã nhân viên

Học hàm VLOOKUP trong Excel từ cơ bản đến dễ hiểu cho người mới

Cú pháp chuẩn của hàm VLOOKUP trong Excel

Trước khi đi sâu hơn vào ví dụ, anh chị cần nắm cú pháp cơ bản khi học hàm VLOOKUP trong Excel:

=VLOOKUP(giá_trị_tìm_kiếm, bảng_dữ_liệu, cột_trả_về, kiểu_tìm)
  

• Giá trị tìm kiếm: Dữ liệu cần tra (mã, tên, số…)
• Bảng dữ liệu: Vùng chứa dữ liệu cần tra
• Cột trả về: Số thứ tự cột lấy kết quả
• Kiểu tìm: 0 (chính xác) hoặc 1 (gần đúng)

Ví dụ dễ hiểu cho người mới học VLOOKUP

Giả sử anh chị có một bảng danh sách sản phẩm gồm Mã SP và Giá bán. Bây giờ anh chị chỉ nhập mã, Excel sẽ tự động trả về giá.

=VLOOKUP(A2, A2:C10, 3, 0)
  

Trong ví dụ này:

• A2 là mã sản phẩm cần tìm
• A2:C10 là bảng dữ liệu
• 3 là cột Giá bán
• 0 là tìm chính xác

Tại sao người mới học Excel hay sai hàm VLOOKUP?

Khi học hàm VLOOKUP trong Excel, anh chị thường gặp một số lỗi phổ biến:

• Chọn sai cột trả về
• Quên cố định vùng dữ liệu
• Dữ liệu tìm kiếm không nằm ở cột đầu
• Dùng sai kiểu tìm (0 và 1)

Những lỗi này không khó, chỉ cần làm quen vài lần là anh chị sẽ nhớ liền.

Cách cố định bảng dữ liệu khi dùng VLOOKUP

Một mẹo cực kỳ quan trọng khi học hàm VLOOKUP trong Excel là cố định bảng dữ liệu bằng dấu $.

=VLOOKUP(A2, $A$2:$C$10, 3, 0)
  

Việc này giúp khi kéo công thức xuống, bảng dữ liệu không bị thay đổi.

Ứng dụng hàm VLOOKUP trong công việc thực tế

VLOOKUP được dùng rất nhiều trong thực tế:

• Lập bảng lương nhân viên
• Quản lý kho hàng
• Làm báo cáo bán hàng
• Chấm điểm học sinh

Với dân văn phòng, biết VLOOKUP gần như là kỹ năng không thể thiếu.

So sánh VLOOKUP với các hàm thay thế

Hiện nay, Excel có thêm các hàm mới như XLOOKUP hay INDEX MATCH. Tuy nhiên, học hàm VLOOKUP trong Excel vẫn rất cần thiết vì:

• Máy cũ vẫn dùng Excel phiên bản cũ
• VLOOKUP dễ học, dễ nhớ
• Rất phổ biến trong tài liệu và công việc

Kinh nghiệm học VLOOKUP nhanh nhớ, dễ hiểu

Để học nhanh, anh chị nên:

• Thực hành với dữ liệu thật
• Không học vẹt công thức
• Hiểu rõ từng tham số
• Làm lại nhiều lần

Kết luận

Hy vọng qua bài viết này, anh chị và mọi người đã học hàm VLOOKUP trong Excel một cách dễ hiểu và thực tế hơn. Chỉ cần nắm vững nền tảng, VLOOKUP sẽ trở thành “trợ thủ đắc lực” trong công việc và học tập hằng ngày.

Xài Word chắc anh/chị nào cũng từng gặp cảnh này rồi ha: gõ văn bản hoài mà tay cứ phải rê chuột lên xuống, làm riết thấy mỏi mà còn chậm nữa. Nhất là lúc cần chỉnh chữ nhanh, bôi đen, sao chép hay căn lề, nếu biết phím tắt thì làm cái “rẹt” là xong liền.

Trong bài này, em chia sẻ lại mấy phím tắt Word cơ bản, dễ nhớ, dễ xài, nhắm thẳng tới người mới học Word. Không cần nhớ quá nhiều, chỉ cần nắm mấy phím hay dùng là đủ thấy Word nhẹ nhàng hơn liền. Anh/chị cứ đọc từ từ, thấy phím nào hay thì lưu lại xài dần nha.

Phím tắt Word cơ bản giúp soạn văn bản nhanh hơn cho người mới

Vì sao nên học phím tắt Word cơ bản?

Nhiều người nghĩ phím tắt là dành cho dân rành máy tính, chứ người mới học Word thì khỏi cần. Nhưng thiệt ra không phải vậy đâu ha. Phím tắt Word cơ bản sinh ra là để giúp mình làm nhanh hơn, đỡ phụ thuộc chuột, nhất là khi soạn văn bản dài.

Chỉ cần nhớ vài phím quen mặt, anh/chị sẽ thấy tốc độ làm việc tăng rõ luôn. Gõ nhanh hơn, chỉnh văn bản gọn hơn, mà đỡ bị ngắt mạch suy nghĩ vì phải tìm nút này nút kia.

Nhóm phím tắt soạn thảo văn bản thường dùng

Đây là mấy phím anh/chị xài gần như mỗi ngày khi gõ Word, nên nhớ mấy cái này trước là đủ xài rồi.

• Ctrl + A: Chọn toàn bộ văn bản trong file
• Ctrl + C: Sao chép nội dung đã chọn
• Ctrl + V: Dán nội dung đã sao chép
• Ctrl + X: Cắt nội dung
• Ctrl + Z: Hoàn tác thao tác vừa làm

Mấy phím này gọi là “phím quốc dân”, xài không riêng gì Word mà hầu như phần mềm nào cũng dùng được.

Phím tắt định dạng chữ cơ bản

Khi soạn văn bản, chuyện in đậm, in nghiêng hay gạch chân là gặp hoài. Thay vì rê chuột lên thanh công cụ, anh/chị bấm phím tắt cho nhanh.

• Ctrl + B: In đậm chữ
• Ctrl + I: In nghiêng chữ
• Ctrl + U: Gạch chân chữ

Mẹo nhỏ nè: bôi đen chữ trước rồi hãy bấm phím tắt, Word sẽ hiểu là mình muốn áp dụng cho phần đã chọn.

Phím tắt căn chỉnh đoạn văn

Mấy phím này cực kỳ hữu ích khi làm bài tập, báo cáo hay văn bản hành chính.

• Ctrl + L: Căn trái đoạn văn
• Ctrl + E: Căn giữa đoạn văn
• Ctrl + R: Căn phải đoạn văn
• Ctrl + J: Căn đều hai bên

Chỉ cần đặt con trỏ chuột trong đoạn văn là bấm được, không cần bôi đen toàn bộ.

Phím tắt xuống dòng, giãn dòng dễ nhớ

Nhiều người mới học hay bị rối chỗ này lắm. Nhớ mấy phím này là đỡ sai liền.

• Enter: Xuống dòng mới
• Shift + Enter: Xuống dòng nhưng vẫn cùng đoạn
• Ctrl + 1: Giãn dòng đơn
• Ctrl + 2: Giãn dòng 1.5
• Ctrl + 5: Giãn dòng đôi

Mấy phím giãn dòng này rất hay dùng khi làm bài kiểm tra, bài thi hoặc luận văn.

Phím tắt tìm kiếm và thay thế nội dung

Khi văn bản dài vài trang, muốn sửa một từ xuất hiện nhiều lần mà sửa tay thì mệt lắm. Lúc này phím tắt cứu nguy liền.

• Ctrl + F: Tìm kiếm từ trong văn bản
• Ctrl + H: Tìm và thay thế

Chỉ cần nhập từ cần tìm, Word sẽ nhảy tới từng chỗ cho mình xem lại, rất tiện.

Phím tắt lưu và in văn bản

Làm Word mà quên lưu là dễ “khóc thầm” lắm nha. Nhớ mấy phím này để tự bảo vệ mình.

• Ctrl + S: Lưu văn bản
• Ctrl + P: Mở cửa sổ in

Em hay có thói quen đang gõ là bấm Ctrl + S hoài cho chắc ăn, lỡ cúp điện hay treo máy cũng đỡ lo.

Cách học phím tắt Word hiệu quả cho người mới

Không cần học một lúc quá nhiều đâu anh/chị. Cách dễ nhất là:

• Chọn 5–7 phím tắt hay dùng nhất
• Dán giấy note nhỏ cạnh màn hình
• Xài thường xuyên cho quen tay

Khi quen rồi, tự nhiên tay mình nhớ, không cần nghĩ nhiều nữa. Lúc đó làm Word thấy “đã” hơn hẳn.

Kết luận

Phím tắt Word cơ bản không hề khó, quan trọng là mình chịu xài hay không thôi. Chỉ cần nhớ đúng mấy phím hay dùng, anh/chị sẽ thấy soạn văn bản nhanh hơn, gọn hơn và đỡ mệt hơn rất nhiều.

Nếu thấy bài này hữu ích, anh/chị cứ lưu lại xài dần nha. Có phím nào anh/chị hay dùng mà chưa thấy nhắc tới, cứ để lại bình luận, em bổ sung thêm cho đủ bộ luôn.